Incluir tecnología en los procesos contables y financieros es tal vez uno de los más grandes retos para las pequeñas y medianas empresas. La disparidad de formatos, la diversidad de obligaciones, el escaso conocimiento técnico, y en muchos casos la informalidad, impiden a muchos conocer con precisión cómo está su empresa, entender sus oportunidades de mejora y hacer más eficiente y productiva su operación.
Por otro lado, aún persiste en algunos emprendedores y empresarios el temor a perder la información, a elegir el método adecuado para su salvaguarda y prevalecen los mitos alrededor de los costos de una solución tecnológica.
Pese a que alojar este valioso activo en un dispositivo físico fue la solución durante décadas, hoy es un método con importantes riesgos de seguridad, dificultades de acceso y pérdida de los datos, que a la vez demanda inversiones importantes, como la adquisición de una máquina robusta, su actualización y soporte.
Hace 30 años la empresa familiar colombiana World Office incursionó en el mercado con un software contable y financiero que hoy supera los 100 mil clientes en el país y se ha expandido a Perú, Ecuador, Costa Rica y Panamá. Un grupo de hermanos, contadores de profesión, identificaron la necesidad de habilitar una herramienta que integrara la contabilidad, los asuntos tributarios, los inventarios y muchas otras obligaciones típicas de una empresa.
Así crearon un software on-premise, simple, adaptable a diferentes sectores y empresas, que centraliza procesos. “Las empresas no siempre tienen un conocimiento técnico en contabilidad, son expertos en su negocio. Con nuestro software buscamos apoyar a las personas, basadas en su negocio natural, para que facturaran sus productos, negocios, servicios y, a la par, la contabilidad se fuera haciendo sola. La solución tuvo tan buen impacto que el negocio no lo concentramos en clientes para llevarles la contabilidad, sino en venderles el software. Ahí comenzó un crecimiento muy importante en Bogotá. Hicimos muchas alianzas con contadores, y nos fuimos expandiendo a otras ciudades del país”, comenta Óscar Javier Sosa, gerente de Desarrollo Cloud de World Office, y uno de los hermanos de los fundadores de la empresa.
La consolidación de su software detonó un crecimiento exponencial de la compañía, lo que les ha permitido buscar nuevos nichos de negocio, empresas y contadores aliados. Asimismo, ha integrado a más personas de la familia no solo en procesos contables y de desarrollo de software, sino áreas diversas como ingeniería y ventas. A la fecha, 10 personas de la familia trabajan directamente con World Office.
Un producto estrella de on-premise a la nube
En un momento en el que la transformación digital se ha convertido en una necesidad, para empresas consolidadas con productos y servicios líderes en el mercado el desafío resulta aún mayor. Para World Office, esa transformación la aceleró la oportunidad de ser proveedor tecnológico de la Dian a raíz de la implementación obligatoria de facturación electrónica en Colombia. Así, en 2018 decidieron escalar sus servicios a la nube.
“Desarrollamos World Office Cloud tomando nuestro software y añadiéndole componentes más modernos para que las funcionalidades se potencien aún más con servicios en la nube de Microsoft Azure. Ha sido un proceso de cuatro años, que hoy tiene una solución que integra nómina, contabilidad, inventario, facturación, compras y activos fijos; son más de 30 funcionalidades o módulos”, agrega Sosa.
Su foco siempre ha estado en las Pymes, pues en la mayoría de los casos estas organizaciones carecen de ingenieros y personal de TI y requieren apoyo para hacer un desarrollo propio. Con cerca de 300 colaboradores, World Office cuenta con una amplia red de contadores, que son los responsables de configurar y entregar un software que es ciento por ciento propiedad intelectual de la empresa.
Migrar a la nube en un día
World Office solucionó para decenas de miles de empresas el dilema de la migración a la nube, con todas sus ventajas y potencialidades. Para los clientes activos que pasan del servicio on-premise a la nube, el equipo carga toda la información en un proceso que toma cerca de un día. Una vez listo, solo deben ingresar usuario y contraseña para empezar a utilizar los servicios.
“Una de las grandes ventajas de la nube es la movilidad. World Office Cloud cuenta con una app que se puede descargar y permite a los clientes generar una cotización o una factura, ver reportes de ventas, el inventario, todo en el celular. Para nosotros, la nube simplifica procesos como la instalación del software y el soporte. Ahora capacitamos a las personas virtualmente y las actualizaciones se hacen en línea; antes debíamos ir y ponerlo en los equipos de los clientes”, destaca Sosa.
“World Office cumple un papel importantísimo en el ecosistema de las pymes, pues permite a las empresas hacer más con menos. World Office democratiza la tecnología y llega a cualquier negocio de cualquier tamaño, con los servicios en la nube que permiten optimizar operaciones y procesos, lograr eficiencias y bajar costos. Estas soluciones ya están al alcance de cualquier empresa con la seguridad, escalabilidad y oportunidades de la nube Azure” afirma Andrés García, director de Pequeñas y medianas empresas para Microsoft en la región Andino Sur.
Un aliado tecnológico para tomar mejores decisiones
La transición de sus clientes hacia la nube -una decisión autónoma de cada cliente- va avanzando bien. Actualmente son más de 100 mil lo que aún conservan el software on-premise y 10 mil ya cuentan con el servicio en la nube, una tasa que ha venido aumentando de manera importante. El futuro cercano seguramente revertirá esta proporción.
Su plan de expansión también crece a buen ritmo. Si bien el 92% de los clientes de World Office están en Colombia, la empresa cuenta con oficinas en Perú, Ecuador, y Panamá, así como socios en Costa Rica. La meta a corto plazo es incursionar en México, con la experiencia de primero conocer y entender la legislación propia de cada país en asuntos tributarios para así adaptar los servicios de su software.
“Queremos seguir creciendo y diversificando nuestros clientes a través de la venta de licencias on-premise y suscripciones en la nube. Tenemos versiones pequeñas desde dos usuarios, solo para facturación electrónica, y de contabilidad desde cinco usuarios con la posibilidad de adquirir usuarios adicionales”, detalla Sosa.
La modernización de su software, las ventajas de la nube y las nuevas dinámicas que ha dejado la pandemia, con la movilidad como una premisa, hacen de su producto un fuerte competidor en el mercado.
“Nuestro propósito siempre será ser aliados tecnológicos de las empresas, con un software que les ayude a centralizar todos los procesos y les permita crecer. Si las empresas tienen buena información de sus procesos, esto les facilitará a tomar mejores decisiones”, concluye Sosa.
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