Transformación sin papel: digitalización documental revoluciona la eficiencia empresarial en Colombia

La nueva era sin papel ya está aquí

Bogotá, abril de 2025. La digitalización documental se consolida como uno de los pilares clave para la transformación organizacional en Colombia. En un contexto donde la información crece exponencialmente y el entorno empresarial exige agilidad, seguridad y sostenibilidad, gestionar documentos en formato digital ya no es una opción, sino una estrategia fundamental.

Según un estudio de McKinsey & Company, las empresas que adoptan soluciones digitales pueden mejorar su eficiencia operativa en un 30 % y reducir sus costos administrativos en un 25 %. Además, el ahorro en papel, tinta y espacio físico de almacenamiento no solo genera beneficios financieros, sino que contribuye directamente a reducir la huella ambiental.

“La digitalización no es solo una tendencia tecnológica. Es un paso necesario hacia un modelo empresarial más eficiente, competitivo y sostenible”, afirma Jonier Rojas, Director de Transformación Digital y Analítica de Digital Ware.

Beneficios concretos de la digitalización

• Agilidad y productividad: Los trabajadores dedican menos tiempo a buscar documentos. Según IDC, este tiempo puede reducirse hasta en un 40 %.
• Ahorro tangible: PwC estima que una empresa puede ahorrar entre $20.000 y $60.000 COP anuales solo en procesos documentales.
• Trabajo colaborativo y remoto: La digitalización permite acceder a documentos en tiempo real desde cualquier lugar, mejorando la eficiencia en modelos híbridos.
• Impacto ambiental: Menos papel significa menos tala de árboles. Un informe de Statista muestra que la producción global de papel supera los 400 millones de toneladas anuales.

Desafíos: del cambio cultural a la inversión tecnológica

Pese a sus ventajas, el camino hacia la digitalización plena no está exento de obstáculos. La resistencia al cambio, especialmente en organizaciones acostumbradas a procesos manuales, y la inversión inicial en tecnología y capacitación representan barreras comunes, sobre todo para pequeñas y medianas empresas.

Soluciones como Ophelia SGDEA, de Digital Ware, están ayudando a superar estas barreras, ofreciendo herramientas que automatizan y protegen el manejo documental. Así, las compañías no solo optimizan sus procesos, sino que aseguran el cumplimiento normativo en un entorno cada vez más regulado.

Digital Ware: tres décadas impulsando la innovación

Con presencia en más de 10 países de Latinoamérica y más de 1.000 organizaciones usuarias, Digital Ware continúa liderando la transformación digital en la región. Sus soluciones tecnológicas han impactado positivamente a más de 20 millones de personas, y su portafolio es referencia en eficiencia, seguridad y sostenibilidad.