Mediante el artículo 6 de la resolución 0042 de 2020, la Dian estableció que toda empresa en Colombia responsable de facturar también deberá hacerlo de forma electrónica. Entre los obligados a emitir esta documentación digital se encuentran los responsables del impuesto sobre las ventas IVA, personas o entidades con calidad de comerciantes, importadores o prestadores de servicios e instituciones educativas, entre otros.
Sin embargo, lastimosamente, muchas empresas pecan al emitir sus facturas electrónicas, bien sea por errores en los datos, demoras o por simple desconocimiento. Ello quedó evidenciado en días recientes, luego de que la Dian cerrara 39 negocios durante sus visitas periódicas en Bogotá y anunciara, además, el cierre programado de otros 20 comercios en noviembre.
Con el objetivo de prevenir cualquier tipo de sanción, Siigo, proveedor en la nube avalado por la Dian, recomienda a las empresas elegir un software que les permita expedir facturas electrónicas. Según lo establece la ley, existen tres opciones:
- Desarrollar un software propio
- Utilizar el software gratuito de la Dian.
- Utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian como lo es Siigo.
Cuando ya ha seleccionado la opción que más le convenga a su empresa, debe habilitarse como facturador electrónico en la página web de la Dian y efectuar pruebas con el software. En dicha etapa debe crear mínimo una factura electrónica a través de esa plataforma, enviarla a la Dian y esperar que la entidad confirme la validez del procedimiento.
Finalmente, para completar el trámite, es indispensable solicitar ante la Dian la numeración de la factura. Este requisito funciona como un sistema de control por parte de la entidad para el seguimiento de las facturas electrónicas que se expidan en el país.
Aunque todas las alternativas mencionadas están autorizadas por la ley vigente, se sugiere contratar los servicios de una plataforma tecnológica, ya que estas se ajustan a las necesidades de cada empresa, en función del presupuesto y los servicios requeridos (factura electrónica, nómina electrónica, cotizaciones e inventario, por ejemplo). Asimismo, con estos softwares se garantiza un proceso más ágil y eficiente para que el empresario pueda dedicar más tiempo para idear estrategias que impulsen el crecimiento de su negocio.
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