En el mundo empresarial actual, la adopción de tecnologías innovadoras se ha vuelto esencial para impulsar la eficiencia y el crecimiento. Entre estas tecnologías, la facturación electrónica ha surgido como un elemento fundamental en la transformación digital de las empresas, brindando una serie de beneficios significativos.
La facturación electrónica, también conocida como e-factura, se refiere al proceso de generación, envío y almacenamiento de documentos electrónicos. En lugar de depender del papel y los procesos manuales, la facturación electrónica utiliza medios digitales para agilizar y optimizar todo el ciclo de facturación. Esto ofrece una serie de ventajas como la automatización de procesos, reducción de costos frente al papel, optimización de búsqueda de documentos, entre otros.
Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), más de 751.000 empresarios se han acogido a la facturación electrónica. Novasoft, empresa especializada en tecnología y desarrollo de software, presenta las malas prácticas más comunes a la hora de realizar este proceso.
- Preguntar al comprador si desea la factura: Es obligación de la empresa documentar sus operaciones comerciales a través de la facturación electrónica y emitir y entregar una factura en todos los casos, esta debe ser generada al momento de la transacción y debe llegar al comprador.
- Solicitar a los compradores requisitos inexistentes: Los únicos datos que deben ser solicitados al comprador son el número de identificación, nombre o razón social y correo electrónico para obtener la factura. Es un error pedir datos adicionales como el RUT, copia de la cedula, cámara de comercio entre otros.
- No entregar la factura electrónica y remitir al comprador a un correo: La factura electrónica debe llegar directamente al correo electrónico del comprador, por lo cual este no debe solicitarla a ningún correo adicional o consultarla en otro lugar.
- Remitir al comprador a páginas web: Es incorrecto indicar al comprador que debe ingresar a las páginas web o diligenciar y adjuntar información adicional para poder acceder a su factura.
- Entregar un documento que no es factura ni documento equivalente: En ocasiones, el comprador envía un documento que no corresponde a la factura ni a un documento equivalente. Esto podría indicar que no se facturó la compra correctamente.
- Envío tardío o nulo de la factura electrónica: La factura debe llegar al comprador tan pronto como se realiza la compra, por lo tanto, no la debería recibir días después o incluso no recibirla.
- No cumplir con los requisitos de la representación gráfica de la factura: En ocasiones, la factura que llega al comprador tiene errores, el QR es ilegible o presenta defectos relacionados con la información del fabricante del software e incluso puede presentar información incorrecta en los datos del comprador.
Un buen software de facturación electrónica automatiza y agiliza los procesos relacionados con la emisión, envío y almacenamiento de las facturas. Como lo afirma Angélica Martínez de Novasoft, “Contar con un buen software de facturación electrónica es vital para las compañías, ya que garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y legales relacionadas. Estos programas están actualizados con las últimas normativas y facilitan la generación de facturas electrónicas en el formato requerido por la DIAN”.
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