La implementación de herramientas tecnológicas se ha convertido en una necesidad para que las empresas sean más eficientes. En este proceso de innovación constante aparece la facturación electrónica, que tiene la misma validez que una factura en papel, pero la diferencia es que se genera, expide y recibe de forma digital.
Según la Dian, en su artículo 6 de la resolución 0042 de 2020, toda empresa responsable de facturar deberá hacerlo electrónicamente. Sin embargo, en este proceso de transición, es común que algunas compañías incurran en errores al emitirla y, por ende, se vean expuestas a sanciones de las entidades gubernamentales.
Para evitar cualquier tipo de penalidad, Siigo, proveedor tecnológico en la nube autorizado por la Dian, recopila los errores más comunes a la hora de facturar electrónicamente.
- Facturar fuera de los tiempos: pese a que pareciera una tarea de rutina, muchas de las compañías tienen problemas porque olvidan emitir la factura o lo hacen demasiado tarde. En ese sentido, siempre se recomienda que la factura se genere justo después de vender el producto o prestar el servicio para desarrollar una operación comercial óptima.
- Presentar información incompleta o imprecisa: es indispensable diligenciar todos los campos que requiere una factura, como los datos del cliente, fecha de emisión, valor, impuestos y descripción del bien o servicio. Asimismo, cerciórese de que toda la información suministrada, incluidas las tipografías y códigos, sean correctos y legibles.
- Solicitar datos innecesarios al cliente: los datos del cliente para la creación de la factura electrónica son: apellidos, nombres o razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico. No se requiere información sobre el Rol Único Tributario (RUT) o copias del certificado de Cámara de Comercio, por ejemplo.
- No fijar las condiciones en la factura: recuerde detallar al máximo la información de las facturas para evitar malentendidos o retrasos. Preste especial atención a las condiciones de pago, pues tienen que ser claras entre ambas partes. Lo anterior aplica para cargos adicionales, plazos de pago, descuentos, intereses por mora, etcétera.
- Error al calcular los impuestos: es usual que los contribuyentes incurran en errores al determinar el IVA, ya que este varía en función del tipo de producto, si el cliente se encuentra en el extranjero o inclusive cuando en la transacción están contemplados productos o servicios exentos de dicho impuesto.
Actualmente existen diversos softwares contables y administrativos cuyos servicios permiten facturar electrónicamente para cumplir con todas las obligaciones tributarias. Esta clase de plataformas, que han adquirido una gran popularidad en las empresas, no solo buscan ahorrar costos, sino también aumentar la productividad y disminuir los errores.
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