Simplificar y agilizar trámites ha sido un eterno clamor ciudadano en Colombia, donde muchas de las actividades requieren que todo ciudadano enfrente esperas, filas y traslados para poder obtener, diligenciar o formalizar algún documento o trámite.
Por fortuna, la tecnología viene proporcionando soluciones cada vez más eficientes, seguras e intuitivas para evitar los desgastes que producen estas situaciones. La adopción de herramientas tecnológicas que facilitan las interacciones del Estado con los ciudadanos ya venía en franco ascenso, pero el aislamiento preventivo a causa de la emergencia de salud pública hizo que muchas entidades pisaran el acelerador de su transformación digital. Los ciudadanos, limitados es sus desplazamientos, tenían obligaciones que seguir cumpliendo, y el Estado encontró maneras innovadoras de prestarles sus servicios y ayudarles a superar estas limitaciones.
Como ocurre en otras partes del mundo y en otros sectores de actividad, en el Estado Colombiano la transformación digital llegó para quedarse. Desde hace algunos años, el Estado colombiano había iniciado una cruzada por la simplificación de trámites, que busca eliminar y agilizar cerca de 68 mil “vueltas” que ciudadanos y empresas privadas tienen que hacer ante 6.200 entidades públicas. Esto, en un país que expide un promedio de siete normas al día, hacía al colombiano sentirse como lo que algunos describen como “mensajeros del Estado” y dificultaban la vida de los ciudadanos.
Uno de los referentes de cambio más positivos para la calidad de vida de los ciudadanos se está evidenciando en los actos notariales, que por décadas fueron procesos de inevitable presencialidad: cada trámite, desde la venta de un inmueble hasta un divorcio, una venta, un registro o una autenticación, exigía la comparecencia de los interesados. El sector notarial había mostrado avances importantes gracias al uso de identificación y autenticación biométrica, que permitió llevar los servicios del despacho notarial hasta el ciudadano. Pero aún quedaba camino por recorrer.
El gran salto ocurrió hace unas semanas, cuando, como resultado de un trabajo conjunto de casi 11 meses entre la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio TIC y la Consejería Presidencial para Asuntos Económicos y Transformación Digital se selló la reglamentación de la prestación del servicio notarial a través de medios electrónicos. Este esfuerzo inicia en forma la digitalización de más de 450 actos notariales, desde escrituración, contratos, registros civiles y autenticaciones, un tema de gran relevancia para un país en el que cada una de las 911 notarías genera entre 3.000 y 6.000 escrituras anuales, sin contar los trámites de registro y autenticación superan que superan, por mucho, esas cifras. A partir de ahora, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad.
“Es una gran noticia para los ciudadanos, pues les permitirá desde su casa u oficina solicitar cualquier acto notarial. La implementación, que cumple con la política pública de protección y seguridad de la información, se dará de manera gradual mientras las notarías cumplan los requisitos que supone esta transformación para empezar a operar de manera totalmente virtual.”, explica Fernanda García, la superintendente (e) de Notariado y Registro.
El primer paso para asegurar un proceso tan ambicioso y complejo debido al altísimo volumen de información fue apostar por los servicios en la nube. “Antes de reglamentar adquirimos la nube pública gracias al apoyo del Banco Mundial para soportar la operación de las 911 notarías del país, Tras un proceso de estudio de mercado, de análisis del servicio y de conocer experiencias exitosas en otras entidades, se eligió a Microsoft Azure”, añadió García. La seguridad, flexibilidad y capacidad de la nube de Microsoft Azure permitirá la expansión de este proceso a todas las notarías del país, lo que sitúa a Colombia junto a Francia, Rusia, Alemania y China como líderes en procesos de digitalización notarial.
Seguridad, calidad de vida y conectividad
Todo avance en el propósito de agilizar y simplificar trámites ciudadanos representa calidad de vida, ahorro de tiempo y, en muchos casos, de dinero. Como lo destaca la Superintendente de Notariado y Registro, “la digitalización de actos notariales brinda inmediatez en los trámites, seguridad, y protección para las personas que no pueden desplazarse, atributos muy importantes, más aún en esta coyuntura. Lo único que tendrán que hacer es diligenciar datos personales previamente, elegir el trámite y cancelar los servicios”.
La reciente reglamentación indica que todos los actos notariales, en adelante, deben ser digitales, por lo que la Superintendencia de Notariado y Registro iniciará una validación y posterior certificación de las notarías del país para que puedan operar digitalmente. “Proyectamos tres actos administrativos, de los cuales dos entran en vigor de inmediato: la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, y el cargue del protocolo a la nube pública de Microsoft. Esto quiere decir que Microsoft nos va a soportar toda la capacidad operativa”, reiteró García.
A este proceso, que ya se inició, se suma uno más desafiante: recibir y digitalizar material de las notarías mayor a 30 años. “Venimos trabajando con el Archivo General de la Nación para establecer el procedimiento de cargue de ese protocolo mayor a 30 años, en el que tenemos casos hasta de venta de esclavos de los años 1.600. Trabajamos en un cronograma para entender hace cuánta es la información que tienen las notarías, cuántos tomos y cuántos folios son mayores a 30 años, para que luego cada notaría realice la digitalización”, explicó la Superintendente.
Y, como ha sucedido en otras esferas de la actividad estatal y privada, la pandemia dejó al descubierto las inequidades y brechas que dificultan la transformación. En este caso, la conectividad en las zonas remotas es otro de los retos para llegar a las 911 notarías en el territorio nacional. “Con el Ministerio de las TIC estamos haciendo un trabajo muy bonito de equidad y solidaridad; las notarías se dividen en primera, segunda y tercera categoría y sabemos que las de segunda y tercera no tienen la misma conectividad para ofrecer el servicio en regiones apartadas. Ayudar a esas notarías es una apuesta del Gobierno. Ya adelantamos una encuesta nacional para conocer el nivel de conectividad que tienen y estamos consolidando esta información para determinar las necesidades de apoyo, que en algunos casos es conectividad y en otros es energía. Queremos brindarles una ayuda no solo en operación sino en todo lo que requieren para un óptimo funcionamiento”, concluye García.
Las ventajas del gobierno digital
La tecnología es un habilitador de la calidad de vida de los ciudadanos y permite acercar e Estado a los usuarios que, por autenticación de documentos, firma de escrituras públicas de compra y venta, hipotecas, matrimonios civiles y cientos de actos cotidianos deben interactuar permanentemente con los servicios del Estado. Adicionalmente, esta transformación evita los riesgos de deterioro y destrucción que corren los documentos cuando son almacenados de manera física.
“Es un orgullo para Microsoft ver que la tecnología mejora de la vida de las personas. El servicio de notarías digitales mejora millones de interacciones de las personas con el Estado, optimiza el tiempo de los usuarios, mejora la productividad los funcionarios y los ciudadanos. Adicionalmente, la nube de Microsoft Azure respalda a las notarías digitales con todas la garantías de seguridad y privacidad de la información pues obedece los más estrictos estándares globales en esa materia.” afirmó Jaime Galviz, Gerente General de Microsoft para Colombia.
La notaría digital cristaliza esa promesa, es uno de los avances más importantes del Gobierno Digital pues retirará barreras, facilitará la vida y democratizará el acceso de todos los ciudadanos, de cualquier región del país, a los servicios del Estado.
