Los grandes jugadores de la industria están en constante desarrollo y más aún cuando hay tanto espacio por explorar y mejorar en beneficio a los empresarios. Con la implementación de la facturación electrónica, Colombia se apega cada vez más a modalidades similares que ayuden a los diferentes negocios a no solo cumplir con la ley, sino simplificar sus procesos internos. Es por eso que hemos hablado con Paulo Ugarte, director de operaciones de Facturatech, una de las empresas de facturación electrónica más importantes del país, quien nos habla de un nuevo y exclusivo producto lanzado recientemente – Buzón Tributario.
Aprovechamos la oportunidad para explicar en qué consiste este nuevo servicio apto para todo tipo de negocio y aclarar la dinámica entre los diferentes componentes de esta nueva función.
Pero… ¿Y qué es un Buzón Tributario?
Es la herramienta que te permite administrar todas las facturas que recibes por tus compras realizadas, garantizando que cumplan con todos los requisitos de la DIAN. Si una factura no cumple con estos requisitos, el Buzón la filtra y la envía a una bandeja de Spam, así el establecimiento está tranquilo de que no recibirá ninguna factura apócrifa. Además, por medio de este buzón, de forma práctica y sencilla, un comprador puede emitir los acuses necesarios para deducir sus costos y gastos, convirtiendo sus facturas en título valor.
Paulo, para los que no tienen claro el significado de TÍTULO VALOR en este contexto, ¿cómo lo explicarías?
Título Valor es un carácter que obtiene una Factura Electrónica a crédito para proteger las condiciones comerciales que se pactaron entre un vendedor y un comprador, a fin de garantizar que se cumplan tanto la entrega como el pago por medio de la emisión de acuses emitidos por ambas partes. Una factura de venta al contado se paga en su totalidad tras realizar la compra, por eso NO es apta para Título Valor.
¿Por qué estos acuses se hacen desde un buzón?
Por requerimiento de la DIAN, estos acuses deben generarse en formato XML, este XML deberá contener toda la información de las transacciones de manera apropiada. Estos mensajes en formato XML se emiten desde el buzón tributario y llegan directamente a la DIAN, quien los valida y los firma, dando certeza a que dichos eventos existieron. El resultado es notificado tanto al comprador como al vendedor.
¿Entonces, sin importar si soy vendedor o comprador, lo ideal es tener mi buzón tributario?
Exactamente, la comunicación será directa, inmediata y segura, garantizando el cumplimiento de las disposiciones establecidas por las entidades reguladoras, al mismo tiempo que administras tus facturas de forma ordenada en una sola herramienta.
¿Quién estableció todo esto y por qué?
Estas disposiciones las establecieron las entidades que regulan el comercio y las obligaciones en nuestro país. La DIAN, la SIC y el MIC disponen y regulan todas las condiciones para estos nuevos procesos. El principal propósito de todo esto es asegurar la libre circulación de las facturas a crédito, dando acceso a beneficios fiscales, tributarios y comerciales tanto para un comprador como para un vendedor. No cumplir con estas disposiciones, si eres el comprador, representa la imposibilidad de deducir costos o gastos; y si eres el vendedor, no podrás ejercer legalmente el derecho a cobro de los pagos no cumplidos y no podrás acceder a soluciones como el Factoring.
¿Y qué es el Factoring?
El Factoring es un mecanismo diseñado para que una empresa que realiza ventas a crédito, no deba esperar a que sus clientes generen el pago para adquirir liquidez, y acelerar el flujo de su empresa. A través del Factoring, una empresa cede el derecho de cobro de dicho crédito a una entidad financiera, a cambio de que le anticipe la cantidad pactada en esa factura.
¿Qué requisitos debe cumplir mi factura a crédito para participar del Factoring?
La factura a crédito tiene que ser un Título Valor; y para que adquiera este carácter, conforme a la Resolución 85 del 2022, se deben cumplir 5 requisitos muy sencillos:
● Que tu Factura Electrónica de venta a crédito esté validada por la DIAN.
● Que en la Factura Electrónica de venta a crédito se defina entre el vendedor y el comprador la fecha de vencimiento de pago.
● Debes tener el acuse de recibo de tu factura. Debes indicar a tu comprador que al ser una compra a crédito te debe notificar mediante un Buzón Tributario, como el de Facturatech, que ya recibió la factura por esa compra y que incluye todas las características acordadas.
● Debes tener el acuse de recibo de las mercancías o servicios. Tu comprador debe notificar a través del mismo buzón que recibió la mercancía o servicio a cabalidad. En caso de no ser así, deberá informarte a través de un acuse de reclamo sobre el estado del producto o servicio para hacer los ajustes necesarios.
● Una vez que todo esté en orden, tu comprador deberá emitir, a través del mismo buzón, la Aceptación Expresa, reconociendo que todas las condiciones pactadas se cumplieron.
En caso de que tu comprador no emita esta Aceptación Expresa en un lapso de 72 horas posteriores a la emisión de los acuses de recibo de la factura y de la mercancía o servicio, podrás generar una Aceptación Tácita. Una de las ventajas de emitir tus facturas con Facturatech, es que la Aceptación Tácita se generará en automático si tras 72 horas tu comprador no emite la Aceptación expresa.
Entonces, si necesito liquidez inmediata con mi factura a crédito…
Primero deberás inscribir tu factura en el RADIAN. El Radián es una plataforma electrónica provista por la DIAN, que genera una hoja de vida de cada factura electrónica registrada, que podrá ser consultada para efectos fiscales, legales o comerciales.
Una vez inscrita en el RADIAN, ya podrás negociar tu factura, en el caso de Facturatech podrás hacerlo con AXCES CAPITAL. Ellos, a través de nuestros servicios, podrán brindarle al cliente liquidez en el menor tiempo posible, y con la tasa de interés más baja. Una vez generado un acuerdo con AXCES, el usuario solo deberá generar el endoso de tu factura como un evento más. Todo se puede diligenciar desde la misma plataforma.
Y después del endoso, ¿qué sigue?
Como la entidad financiera ya será el nuevo dueño o tenedor legítimo de esa factura, ellos deberán informar al comprador que el pago de esa factura se la tiene que hacer a ellos. Cuando el comprador cumpla con el pago de la factura, deberá notificarlo a la DIAN, y todo este historial evidentemente quedará registrado en el RADIAN.
El ecosistema sin duda está cambiando y empresas como Facturatech deben ir adaptándose a la demanda y necesidades de sus usuarios. No es suficiente crear herramientas para cumplir requisitos, sino que también prestar servicios que ahorren tiempo, dinero y labor a la hora de ejecutarlos. Para más información sobre este servicio, contacta a un distribuidor autorizado de Facturatech visita www.facturatech.co para hablar con uno de sus asesores comerciales.
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