Los primeros meses del año son muy importantes para la mayoría de las empresas. En este periodo, muchas organizaciones trabajan en el cierre contable del año anterior, mientras otras empiezan a plantear los objetivos del nuevo periodo, así como en los ajustes financieros y restructuraciones internas.
Sin embargo, es habitual que algunas compañías, especialmente las pymes, no desarrollen estas tareas en tiempo y forma. De hecho, según balances de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras), la mayoría de los pequeños negocios en Colombia cierran ante la mala gestión de los recursos económicos, la falta de financiación y el poco conocimiento de sus competidores, clientes y mercado.
En medio de estas necesidades, David Ortiz, CEO de Siigo Latam, considera que existen cinco puntos vitales para optimizar las finanzas del negocio sin afectar la calidad de los productos o servicios.
- Averiguar el estado real de las finanzas: ¿Los recursos que tengo son suficientes para operar de manera eficiente? Esa es la pregunta que las empresas se deben hacer. Si no hay certeza sobre el estado de la organización, es conveniente medir su rentabilidad con los siguientes tres indicadores, muy utilizados en el mundo de las finanzas:
- ROA: permite averiguar si el negocio es rentable a partir de sus activos.
- ROI: ayuda a saber si una inversión concreta está dando utilidades.
- ROE: este indicador mide la rentabilidad con base en el patrimonio neto.
- Controlar los gastos: cuando los gastos superan las utilidades, es momento de controlar y equilibrar las finanzas de la compañía. Para que el dinero rinda, puede aplicar algunas de estas estrategias:
- Separar gastos personales de los de la empresa.
- Revisar periódicamente los contratos con proveedores para asegurarse de elegir siempre la mejor opción.
- Buscar herramientas de gestión que permitan realizar varias tareas y así unificar gastos.
- Aprender a cobrarle a los clientes: algunos de los métodos para llevar a cabo esta tarea son: crear un contrato por cada negocio realizado, incluir en los contratos una programación de pagos, guardar un registro de la cantidad de veces y medios empleados para cobrarle al cliente y ofrecer incentivos, como por ejemplo el descuento en los intereses por mora.
- Manejar el inventario adecuadamente: si la empresa produce o comercializa mercancías, es indispensable controlar el inventario. Trabajar en este aspecto trae beneficios como: saber con exactitud qué hay y qué hace falta por comprar; reducir la posibilidad de robos, pérdidas o daños; almacenar solo las cantidades necesarias de cada producto y ahorrar en costos de almacenamiento.
- Gestionar las finanzas con un software en la Nube: en Colombia cada vez existen más plataformas económicas, de fácil acceso y, lo más importante, autorizadas por la Dian para cumplir con las obligaciones tributarias de las empresas. Una de estas es Siigo, cuya tecnología en la nube permite controlar las compras y gastos, generar reportes, administrar inventarios y hacer seguimiento a las cotizaciones desde cualquier dispositivo conectado a internet.
Las pymes y cualquier organización en general están en la necesidad de adaptarse a los cambios que representan las nuevas regulaciones, los mercados volátiles y, no menos importante, clientes cada vez más exigentes y personalizados. Con las finanzas diarias, las empresas y sus colaboradores podrán destinar sus esfuerzos en cada punto mencionado.
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