Con la llegada del primer trimestre del año, las empresas en Colombia se enfrentan a uno de los hitos más críticos de su gobierno corporativo: la realización de las asambleas ordinarias de accionistas. En estas reuniones, donde se define el rumbo de la compañía y se evalúa la gestión del año anterior, el rigor legal y la planeación meticulosa son los únicos escudos contra posibles sanciones y contingencias.
Expertas de la firma Posse Herrera Ruiz analizaron en su más reciente podcast los puntos neurálgicos de este proceso, ofreciendo una hoja de ruta para administradores y empresarios. Las abogadas Susana Gómez y María Alejandra Medina, asociadas del equipo corporativo y M&A, advierten que detalles aparentemente rutinarios pueden derivar en serios conflictos jurídicos si no se manejan con precisión.
La convocatoria: el primer filtro legal
Uno de los errores más comunes radica en el conteo de los plazos para la convocatoria. Según explica Susana Gómez, es imperativo revisar los estatutos vigentes de cada sociedad, ya que las reglas no son universales.
“Siempre es importante revisar los estatutos antes de hacer una convocatoria”, señala la experta. Un detalle técnico que suele pasarse por alto es el cálculo de los días de antelación: en el ámbito societario, ni el día de la convocatoria ni el día de la reunión se incluyen en el conteo, una regla que, de incumplirse, podría vulnerar los derechos de los socios.
Derecho de inspección y formalidad
Directamente ligado a la convocatoria está el derecho de inspección. Esta garantía permite a los accionistas examinar estados financieros e informes de gestión antes de su aprobación. “Es la facultad de revisar la información que será objeto de votación”, enfatiza María Alejandra Medina. Negar o entorpecer este derecho es una de las causas principales de impugnación de decisiones ante las autoridades.
Asimismo, el registro de las decisiones cobra una relevancia especial. En asambleas con alta concurrencia o en formatos virtuales y mixtos —que persisten tras la pandemia—, el control estricto del quórum y la elaboración detallada de las actas son fundamentales. Las expertas sugieren que las actas reflejen con claridad las intervenciones y desacuerdos para evitar futuras controversias.
Vigilancia de la Superintendencia de Sociedades
El cumplimiento de estas formalidades no es solo una cuestión interna. La Superintendencia de Sociedades mantiene una vigilancia activa y tiene la facultad de revisar actas, solicitar información adicional y analizar impugnaciones presentadas por accionistas o terceros que consideren que el proceso careció de transparencia.
La conclusión de las especialistas es clara: la seguridad jurídica de una empresa durante marzo depende de la anticipación. Una planeación adecuada, que incluya la revisión previa de documentos por parte de la junta directiva y garantice el acceso a la información, permite que la temporada de asambleas sea un ejercicio de transparencia y no un foco de riesgos legales.
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