Los 100.000 estudiantes de UNIMINUTO han sido testigos y artífices de la impresionante adaptación tecnológica de la educación superior en el último año. Aunque la pandemia no tomó por sorpresa a la universidad- que ya venía implementando un proceso de transformación digital desde el 2016-, sin duda puso a UNIMINUTO a acelerar varios procesos y a encontrar nuevas oportunidades en medio de estas retadoras circunstancias.
Gracias a esta aceleración, UNIMINUTO ha logrado en tiempo récord capacitar a un equipo de 7000 colaboradores para sacarle todo el provecho a las herramientas de Microsoft 365 y Teams para convertirlas en los aliados que han hecho posible la continuidad de la educación, la colaboración remota y la comunicación. Este reto no era menor en una organización tan diversa y descentralizada, que agrupa 68 sedes y más de 100.000 estudiantes en todo el territorio. Como en todos los procesos de transformación digital, la clave de ello fue construir una cultura de cambio y de resiliencia que permitió a todos adaptarse a momentos de virtualidad al 100% sin perder el foco en la continuidad de la educación de quienes más lo necesitan.
Hoy, después de un año de virtualidad casi total y de muchas lecciones aprendidas, la institución le apuesta por ir un poco más allá con el lanzamiento de los Centros Progresa Virtuales, una plataforma que aprovecha la unión de Microsoft Teams con Forms, Bookings y Stream para facilitar el acceso a oportunidades de empleo y la oferta de tutores y mentores para los emprendedores de la comunidad estudiantil. “UNIMINUTO busca ayudar y llevar educación a los más necesitados, y uno de nuestros objetivos es lograr que todos nuestros egresados salgan con un empleo o con una idea de proyecto de negocio clara y estructurada, y con estos centros Progresa estamos facilitando que esto suceda”, asegura Saúl Antonio Reyes, director de Tecnología y Sistemas de Información UNIMINUTO.
Esta integración de herramientas de Microsoft 365 ha permitido apropiar un espacio digital, tipo oficina virtual de servicio, al que se puede acceder con la cuenta de correo académica, ingresando desde cualquier lugar del país. A través de la plataforma se publica contenido informativo, se parametriza un calendario de eventos, se sincroniza las agendas de los profesionales a cargo de los servicios, se crean carpetas con contenidos visibles para todos los beneficiarios, se edita información para la actualización de los contenidos, se abren formularios de inscripción a eventos y asesoría, entre otras funcionalidades.
Para acceder a la plataforma que genera tantas oportunidades, los estudiantes se inscriben a través de Forms y escogen la opción que necesiten: ya sea financiación, educación para el trabajo, acceso a ofertas de empleo, capacitaciones, orientación profesional o búsqueda de tutor para un emprendimiento. Todas estas actividades están embebidas en Microsoft Teams y tienen un equipo de que le da soporte técnico en todo momento a los estudiantes durante el proceso. La automatización de este proceso ha marcado un antes y un después en el servicio a los estudiantes. Antes de esta implementación, el estudiante tenía que acercarse a la sede de manera presencial, confirmar si el profesor estaba, si tenía un espacio disponible para atenderlo. Ahora los estudiantes seleccionan al tutor de su interés, puede inmediatamente revisar los espacios en su agenda y reservar una reunión virtual de manera inmediata. Por esta misma plataforma, también pueden revisar la parrilla de programación de los cursos disponibles, y tener acceso a la bolsa de empleo de la institución en alianza con Universia.
“Nosotros desde el equipo de tecnología diseñamos el prototipo del centro en Teams, sin una línea de código de programación”, asegura Reyes. Ya están en operación 3 Centros progresa para Villavicencio, Girardot e Ibagué, y la idea es que a partir de la retroalimentación que se obtenga de esta experiencia, se pueda extender a los 68 lugares del país en los que la instituciones tiene sedes principales o complementarias.
Un caso de éxito en el aprendizaje virtual
UNIMINUTO pasó de tener 2200 usuarios de Microsoft Teams en marzo de 2020 a tener 62 mil para esta misma fecha en el presente año. Y los cambios que ha generado la virtualización han sido tangibles para toda la comunidad: tanto para profesores como estudiantes. “Siento que es muy valioso la posibilidad de poder grabar todas las clases y tener las memorias de los encuentros para que los estudiantes puedan revisarlas en los exámenes”, asegura Mariluz Muñoz, docente de la UNIMINUTO. La docente ha sido protagonista de la transformación y cree que, adicionalmente, Microsoft Teams ha democratizado el acceso al conocimiento. Gracias a la tecnología, espacios como las ‘Charlas con emprendedores’ ahora puedan ser vistos y aprovechados por estudiantes de otras sedes de lugares remotos como la de Buenaventura, que antes rara vez tenía acceso a estas oportunidades. La virtualidad también ha favorecido a muchas personas, desde jóvenes madres que no tenían con quién dejar a sus hijos, hasta profesores que vivián muy lejos de su sede y ahora se ahorran hasta 4 horas de viaje.
La comunidad estudiantil también ha sentido y aprovechado la innovación. Aunque extrañan la presencialidad y la interacción con sus compañeros y profesores, reconocen los beneficios que les ha traído la nueva normalidad. “Las clases virtuales a través Microsoft Teams me han ayudado a incrementar mi participación en un 50% gracias a los chats, que permiten que vayamos participando mientras seguimos escuchando al profesor”, explica Ingrid Lorena Guerra, estudiante de UNIMINUTO.
La integración con otras sedes y con universidades de otras ciudades también ha sido un punto clave del proceso. “Yo llevo 2 años en un semillero de investigación y tengo a cargo un proyecto que se llama “resplandecer histórico de la ciudad de Cartagena”. Los canales de colaboración virtual me han permitido reunirme a través de videoconferencias con más de 50 personas de las sedes de Barranquilla, Cartagena y Santa Marta”, comenta Ingrid.
La transformación digital de la UNIMINUTO ha sido referente en el ámbito de la educación superior y ha servido para impulsar universidades en el otro extremo del planeta: en Costa de Marfil el instituto universitario IUTA reactivó sus actividades académicas en 15 días a través de las herramientas de Microsoft 365 apoyados por el Banco Mundial por UNIMINUTO.
Y como la innovación siempre es detonadora de más innovación, la transformación de UNIMINUTO no se detiene. La tecnología llegó para quedarse y la intensificación de su uso en los entornos educativos está transformado dinámicas de estudio, pedagogía y administración. Ahora, la universidad también está intensificando el uso de Power BI para aprovechar la toma de decisiones a través de la data. Ahora los directivos y docentes tienen en un visualizador de PowerBI, a un clic de distancia, información valiosa que va a permitir mejorar la oferta, elevar la calidad y tomar decisiones que se adapten a la realidad de decenas de miles de jóvenes estudiantes, para que nadie se quede atrás de las oportunidades.
“La lucha contra la propagación del COVID19 transformó las aulas educativas. La digitalización en los entornos escolares dejó de ser una opción y se convirtió en una necesidad para las instituciones de educación, tanto escolares como universitarias. En medio de la contingencia, los profesionales TI, docentes y estudiantes han encontrado nuevas dinámicas a través del uso intensificado de la tecnología, que los empoderan y les permiten hacer más” afirma Jaime Galvis, gerente general de Microsoft Colombia.
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