De acuerdo con la legislación comercial colombiana, el 31 de marzo de este año es la última fecha para realizar las asambleas de accionistas o junta de socios de empresas y organizaciones con el fin de examinar la situación general, evaluar los estados financieros del ejercicio, designar o ratificar a los administradores y al revisor fiscal, y así mismo decidir sobre la distribución de utilidades del ejercicio y decidir sobre todos los asuntos relacionados con el objeto social de la empresa para el siguiente año de trabajo.
Pero muchas veces, por errores de forma, de fondo, o por simple desconocimiento de las normas legales, estas reuniones pueden llegar a no ser exitosas.
En concepto del experto Andrés Monroy, Gerente de Impuestos y Servicios Legales de Crowe Colombia, firma de servicios profesionales de auditoría, asesoramiento legal y fiscal para el sector empresarial, “es importante tener claro que las reuniones del máximo órgano social de una sociedad o del órgano de dirección de una persona jurídica deben efectuarse por lo menos una vez al año, de acuerdo con el reglamento interno o los estatutos de las sociedades, y para que estas se lleven de acuerdo con la ley, deben tener una preparación previa que incluye una citación adecuada y la preparación de todos los documentos necesarios para cumplir con todos los objetivos”
Según Monroy, siguiendo estos cinco requisitos mínimos, una asamblea de accionistas o junta de socios puede cumplir con todas las normas y realizarse de manera exitosa:
1 Convocatoria, lugar y representación. Independientemente de lo que digan los estatutos, la ley establece que la convocatoria debe hacerse con 15 días de anticipación a la fecha de la reunión, y en el caso de las sociedades SAS, la misma puede hacerse con 5 días hábiles de antelación. En ambos casos, el día de la convocatoria y el día de la reunión no se tendrán en cuenta en el conteo.
La reunión pude ser convocada por el representante legal, por el revisor fiscal, por el liquidador, o la Superintendencia de Sociedades cuando ejerza las funciones administrativas que le asigna la Ley 222 de 1995 pero en el evento que la reunión no se pueda efectuar porque en la fecha que fue convocada no se reunió el quorum mínimo para deliberar, se deberá hacer una segunda convocatoria para una nueva reunión, no antes de los 10 días hábiles siguientes ni después de los 30 días hábiles posteriores a la reunión fallida.
Ahora bien, en caso de no efectuarse la convocatoria a la reunión, los socios o accionistas pueden reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril y en lo que se refiere al lugar de la reunión, la normativa establece que si la reunión es presencial se debe efectuar en el domicilio social, mientras que si es por comunicación simultanea o sucesiva, o no presencial debe garantizarse la participación de todos los socios o accionistas, y en estos casos el acta debe ser firmada por el representante legal y el secretario de la sociedad, y a falta de este, por uno de los socios o accionistas asistentes.
2. Derecho de inspección. Es derecho de los socios o accionistas el de examinar todos libros y papeles de la sociedad llámense, libros y comprobantes de contabilidad, libro de actas, libros de registro de accionistas, correspondencia y demás información relacionada con los negocios de la sociedad, siempre que no se trate de secretos industriales, con el fin de informarse sobre su estado y previsión, de manera que puedan votar informadamente sobre los asuntos que se pongan bajo su consideración en la reunión de junta de socios o asamblea de accionistas.
Este derecho se debe ejercer en las oficinas del domicilio social y es obligación del representante legal garantizar su ejercicio en debida forma. De igual manera, es prohibido tomar fotos o hacer copias de la información consultada, así como retirar del domicilio social los libros o papeles consultados.
3 Informes de gestión. De acuerdo con la Ley 222 de 1995, el informe de gestión debe ser preparado por el representante legal y por la junta directiva. Este deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad lo cual incluye entre otras cosas: los acontecimientos importantes acaecidos durante el ejercicio, la evolución previsible de la sociedad, las operaciones celebradas con los socios y administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.
Adicionalmente, en los casos de situaciones de control y grupos empresariales, los administradores deben presentar un informe especial a la Asamblea o Junta de socios, en el cual se debe señalar la intensidad de las relaciones económicas existentes entre la persona natural o jurídica controlante o sus filiales y las sociedades controladas.
Tratándose de sociedades que tengan implementado un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – SAGRILAFT- y/o un Programa de Transparencia y Ética Empresarial -PTEE- también se suele poner bajo consideración de la asamblea el informe anual del oficial de cumplimiento de estos programas, así como el informe de sostenibilidad de la compañía, si este se realiza.
4 Proyecto de distribución de utilidades. De acuerdo con el Código de Comercio, solo pueden distribuirse utilidades justificadas por estados financieros fidedignos y siempre que se apropien las sumas correspondientes a las reservas legal y estatutarias, en caso de que apliquen. El proyecto de distribución debe incluir los valores a distribuir, las fechas de pago y la forma en que se efectuará el pago de las mismas. Al respecto, además de las previsiones estatutarias es importante considerar lo que se haya establecido en acuerdos para sociales o acuerdos privados de accionistas.
5 Hipótesis de negocio en marcha. Finalmente, es deber de los administradores analizar el cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha al momento de elaborar los estados financieros de propósito general al cierre del ejercicio. De esta forma, si se concluye que la hipótesis de negocio en marcha no se cumple, los estados financieros deberán ser presentados con la información completa y documentada que soporta la evaluación de la administración, al máximo órgano social en la reunión ordinaria para que se tomen las decisiones correspondientes por parte de dicho órgano.
Finalmente, según asegura el experto de Crowe Colombia, se debe dejar constancia de la reunión mediante un acta que se debe asentar en el libro de actas de la sociedad y debe garantizarse que en ella se incluyan la totalidad de los puntos puestos a consideración en la convocatoria y que fueron discutidos en la reunión, dejando expresa constancia de los votos afirmativos y en contra de cada proposición. Así mismo, en el evento que se hayan tomado decisiones que requieran la inscripción en el registro mercantil, tales como la remoción o nombramiento de representante legal, junta directiva o revisor fiscal, se debe proceder con su inmediato registro ante la respectiva Cámara de Comercio.
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