De acuerdo con el estudio Barómetro Adecco Outsourcing sobre la productividad y eficiencia, los trabajadores requieren horas extras para cumplir con las tareas asignadas en su jornada laboral. Uno de los principales retos del regreso a las oficinas tras la pandemia, es lograr los niveles de productividad y eficiencia pre pandemia o los alcanzados por los trabajadores durante el trabajo en casa.
Para llegar a ello, es indispensable contar con métodos que permitan una organización de los espacios, la gestión del tiempo y el seguimiento de tareas que ayuden a mejorar la calidad en los resultados. Teniendo en cuenta lo anterior, Adecco Group brinda seis herramientas y recomendaciones buscando que las organizaciones tengan procesos que aumenten la productividad y eficiencia en el trabajo.
1. Concentrarse en una sola tarea
Una de las estrategias más efectivas para ser más productivos en el horario laboral, es la concentración en una sola tarea. El cambio constante de ocupación, toma tiempo en la transición entre ellas y así mismo, aumenta la posibilidad de dejar tareas incompletas.
Por el contrario, enfocarse en una sola actividad, permitirá establecer un objetivo en un tiempo determinado y lograr la motivación de culminarla antes de hacer otra cosa. Lo importante en este proceso, es la priorización del trabajo, con el propósito de finalizar la jornada con las tareas más sencillas.
2. El descanso es fundamental
Uno de los principales enemigos de la productividad es la fatiga ya que disminuye la energía y motivación durante la jornada laboral. Por esta razón, es fundamental contar con espacios de descanso durante las horas de trabajo.
Para lograrlo, tener estrategias de gestión del tiempo y una estructura clara de la agenda, permitirá incluir tiempos de descanso. Por ejemplo, con métodos como el Pomodoro, que determina que por cada 25 minutos de trabajo, se toman 5 minutos de descanso.
Así mismo, contar con una pausa entre actividades, permitirá despejar la mente y planificar lo necesario para el inicio de la siguiente tarea. Otra opción, es cumplir tareas pequeñas entre las grandes, como enviar correos, imprimir documentos o escribir el checklist de labores.
3. Priorizar las tareas
Centrar el tiempo en las actividades más grandes y que consumen más tiempo, ayudará a mantener la mente más focalizada. La planificación de objetivos y la organización del tiempo harán que la jornada sea más eficiente y se cumpla con las metas del día.
4. Marcar objetivos
Planificar metas a lo largo del día, de acuerdo a las tareas, permitirá la finalización de cada una de ellas. Un checklist de actividades -con objetivos claros de tiempos- motivará a los colaboradores a alcanzarlos en la jornada laboral.
5. Optimización del tiempo en las reuniones
Intentar que cada una de las reuniones programadas durante el día sean productivas y que contribuyan a la ejecución del trabajo, es fundamental. Definir tiempos y tener los temas claros para que cada uno de los colaboradores llegue con la información concreta, permitirá que las jornadas sean más productivas y se reduzcan los encuentros innecesarios.
6. Limitar las interrupciones
Uno de los retos del regreso a la presencialidad, es el control de las diferentes distracciones que pueden generar interrupciones durante el trabajo. Algunas de las alternativas es el uso de auriculares que cancelen el ruido e interacción en la oficina, encontrar espacios aislados para tareas que requieran concentración, o pedir de forma educada a los colaboradores lugares más tranquilos para evitar distractores.
Cada una de estas estrategias permitirán que las jornadas laborales sean más eficientes y culminar las tareas en menor cantidad de tiempo. Por esto, implementar dentro de la cotidianidad de la jornada pausas activas, reuniones cortas y tiempos de concentración, logrará incrementar la productividad.
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