Un computador, una cámara y acceso a una plataforma digital. Con esos tres elementos, desde su casa en Bogotá, Juan Manuel Mejía y Paola Casas dieron el sí en el primer matrimonio virtual en la historia de Colombia, celebrado por el Notario 16 de Bogotá.
La acelerada digitalización de trámites y servicios ciudadanos para proteger la salud, reducir costos y ahorrar tiempos, sigue avanzando en Colombia con el liderazgo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y el apoyo tecnológico de Microsoft y socios como Tramiti, encargados del desarrollo de las herramientas que habilitan la digitalización notarial.
Así se logró esta ceremonia, la primera de su tipo en el continente, que tuvo del otro lado de la pantalla al notario 16 del círculo de Bogotá, Eduardo Vergara, y a la superintendente de Notariado y Registro, Fernanda García.
Para Juan Manuel y Paola, el matrimonio virtual fue la única opción para formalizar su unión en un momento en el que las restricciones por la pandemia impidieron la presencialidad. “En pandemia Paola quedó en embarazo y decidimos oficializar nuestra unión en Colombia. En la notaría nos dijeron que se podía hacer el matrimonio virtual e iniciamos el proceso; para ello nos enviaron una persona de la notaría que nos ayudó a hacer el enrolamiento de huellas y fotos, y toda la documentación requerida la tramitamos de manera digital”, explica Juan Manuel, empresario del sector de la tecnología.
A pesar de que sus familiares no pudieron estar en casa con ellos, Juan Manuel y Paola transmitieron la ceremonia, de unos 30 minutos, por sus redes sociales para que todos se conectaran. “La magia de ese momento la pusimos nosotros, en nuestro propio espacio, decorado a nuestra forma. Eso lo hace más especial”, destaca Paola, experta en comercio de equipos tecnológicos.
Un proceso ágil, sin moverse de casa
El matrimonio de Juan Manuel y Paola configura el primer vínculo civil ante notario público de manera virtual en la región. “Es un adelanto extraordinario para la humanidad y en especial para el mundo jurídico, dado que va a permitir que los actos jurídicos se puedan hacer de manera virtual teniendo los mismos efectos y validez jurídica que cualquier acto presencial”, señala el notario Vergara. Esto refleja la transformación de los servicios del Estado en el país.
Detrás de este hito hay un proceso tecnológico riguroso y complejo que permite dar legalidad, trazabilidad, transparencia y eficiencia a los trámites notariales, que se irán habilitando paulatinamente. Algunos de los más comunes, como las autenticaciones y la escrituración, ya están disponibles de manera virtual.
El proceso se inicia con el enrolamiento, que consta de dos etapas: un registro en línea en el ecosistema Tramiti o directamente en la página de las notarías -ya son más de 150 en ofrecer el servicio-. Allí se registran los datos básicos: nombres, cédula, fecha de expedición, correo electrónico y número celular. En una segunda etapa, se realiza la captura biométrica, la cual puede solicitada en el domicilio o dirigiéndose directamente a la notaría-, con el fin de cotejar sus huellas con las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Una vez realizado, este proceso tiene vigencia de dos años para poder efectuar este y otros trámites de manera digital.
Los siguientes pasos, en el caso del primer matrimonio virtual, fueron la radicación de los documentos electrónicos en la plataforma destinada por la notaría, la revisión de estos y la celebración del matrimonio. La ceremonia quedó grabada, y esta grabación es un documento de soporte. Al final se anexan, también de manera virtual, las firmas de los contrayentes y del Notario. “Las firmas van con doble factor de autenticación, una vez finaliza la ceremonia. El notario, por ejemplo, tiene firma digital y sello notarial, y con eso se completa el acto jurídico. El trámite tiene un código de identificación único -llamado CUANDI- para garantizar su trazabilidad e integridad, y la escritura queda en el sistema de la notaría bajo custodia”, señala Lenny Gómez, CEO.
La seguridad de la información es fundamental en cada fase de este proceso y de ahí la importancia de los servicios de nube que proporciona Microsoft Azure, desde la autenticación de los usuarios hasta el cruce de bases de datos para una adecuada identificación de cada ciudadano. Se trata de un proceso que observa estrictos protocolos de seguridad, durante el cual se verifica en varias bases de datos que la persona que acude al trámite es quien dice ser. “En el momento del trámite, los involucrados tienen que firmar nuevamente el acto notarial, y ahí vuelve a hacerse todo el proceso de verificación del firmante, con biometría fija y móvil. La verificación de doble factor hace que reciban un mensaje en su teléfono móvil o correo, lo que asegura aún más el proceso”, puntualiza.
De la piedra y el papel a la nube
Históricamente, los notarios han sido pieza fundamental de la sociedad. Desde la piedra -donde quedaron consignadas las primeras leyes-, hasta la virtualidad, los medios han evolucionado pero el fin último de su labor siempre ha sido ser los depositarios de la fe pública de los actos. La transformación digital no podía dejar atrás su labor. “Los notarios vieron la necesidad de pasar a la era 4.0 y tener herramientas y el acompañamiento de un operador tecnológico que pudiera llevarlos a cumplir su función en un mundo cada vez más digital. Desde luego que la pandemia aceleró estas transformaciones, generando beneficios para el ciudadano”, explica el Director de Negocios y Estrategia de Tramiti, socio tecnológico de Microsoft en este proceso.
Por esa razón, de las 918 notarías del país, ya cerca de 150 están habilitadas para prestar servicios virtuales. Para hacerlo, los notarios deben cumplir un trámite de homologación ante la Superintendencia de Notariado y Registro, que incluye cerca de 40 requisitos que están destinados a hacer el proceso fiable, seguro y privado.
Los beneficios para el ciudadano son evidentes: menos tiempos de desplazamientos, cuidado a la salud, reducción de costos. Esta evolución, además, genera un rastro digital que reposa de manera segura en la nube. Lo que antes se guardaba en los archivos de las notarías, sometido a los riesgos de pérdida o de destrucción naturales de los documentos, ahora tiene la fiabilidad y trazabilidad de contar con un respaldo digital”
“La filosofía de la transformación notarial es un proceso de automatización de los trámites que están en el Estatuto de Notariado y Registro. Como son tantos, de tantas categorías, lo que hizo la Superintendencia fue fomentar una agrupación de los principales trámites, como matrimonio y civiles, testamentarios, escrituración de inmuebles y autenticación. Hoy día se pueden hacer de manera virtual matrimonios, autenticaciones, permisos de salida del país, contratos de compraventa”, añade el Director de Negocios y Estrategia de Tramiti.
“Esto se pudo convertir en realidad gracias al apoyo de Tramiti y especialmente de Microsoft. Ha sido un avance enorme, que marca el camino de más desarrollos importantes para los actos jurídicos, como el registro civil de los colombianos y los actos de compraventa de bienes inmuebles. Va a ser enorme para el país y América Latina, y estamos siendo líderes en ello, transformando para bien y para el futuro”, destaca el notario Vergara.
Para Juan Manuel y Paola, más allá de hacer historia con su matrimonio, lo primordial en este proceso fue mantener el cuidado de su salud, la de sus familiares y amigos, pero sin dejar de vivir momentos preciados de la vida.
“A Samuel, nuestro hijo que viene en camino, ya tenemos muchas historias para contarle, empezando por esta, la de nuestro matrimonio virtual”, concluyen.
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