Como es conocido, la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, según el caso, debe reunirse de forma ordinaria por lo menos una vez al año, de acuerdo con los plazos establecidos en sus estatutos. Con el objetivo de llevar a cabo la reunión ordinaria, el máximo órgano social será convocado, entre otros, por el administrador o el revisor fiscal.
De acuerdo con el artículo 424 del Código de Comercio, para las reuniones en que deban aprobarse los estados financieros, la convocatoria se hará por lo menos, con 15 días hábiles de anticipación, con el objetivo de que los accionistas o socios puedan ejercer el derecho de inspección en los términos previstos en la Ley.
En el caso de las Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.), la convocatoria, incluso para las reuniones en las que se deben aprobar los balances de fin de ejercicio, se hará con una antelación mínima de 5 días hábiles, salvo que los estatutos prevean un plazo diferente. En todos los casos, se debe hacer la convocatoria utilizando los medios previstos en los estatutos.
La gran mayoría de sociedades colombianas define en sus estatutos como plazo para llevar a cabo la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas (tratándose de sociedades por acciones), el mismo plazo que otorga la Ley de manera supletiva, esto es, dentro de los tres meses siguientes al fin del ejercicio. Adicionalmente, por lo general, la mayoría en mención define como fecha de fin del ejercicio el 31 de diciembre, razón por la cual lo más común en el país es que la Asamblea General de Accionistas deba reunirse de forma ordinaria antes del 31 de marzo de cada año.
Daniel Duque, asociado de Godoy Córdoba, asegura: “Este fenómeno se presenta porque se busca conservar cierta uniformidad con el objetivo de facilitar la operación de las compañías, el pago de impuestos y el reporte de información. De acuerdo con el artículo 422 del Código de Comercio, en la reunión ordinaria, la Asamblea General de Accionistas, entre otros, examinará la situación de la sociedad, designará los administradores, resolverá sobre la distribución de utilidades y considerará las cuentas y balances del último ejercicio”.
De este listado de asuntos que debe tratar la Asamblea General de Accionistas en su reunión ordinaria, la consideración de las cuentas y balances representa un reto para algunas sociedades que generalmente no cuentan con la versión final de dichos balances dentro del plazo en el que, de acuerdo con sus estatutos o la Ley, debería realizarse la reunión ordinaria.
“La realidad es que, en una porción importante de sociedades, el área contable, el área encargada o el proveedor de servicios contables no cuenta con la información y/o el tiempo suficiente para preparar los estados financieros del fin de ejercicio de tal manera que estén disponibles para su presentación a la Asamblea General de Accionistas antes del 31 de marzo”, enfatizó Duque.
Este escenario genera dos efectos principales, especialmente cuando la reunión ordinaria no se lleva a cabo porque los órganos facultados para hacerlo se abstienen de convocar: primero, la configuración de una eventual falta de los administradores a sus deberes legales, de conformidad con los artículos 23 y siguientes de la Ley 222 de 1995; y segundo, la activación de la facultad con la que cuentan los accionistas de reunirse por derecho propio en los términos del artículo 422 del Código de Comercio.
“Las sociedades comerciales que no puedan llevar a cabo la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas antes del 31 de marzo (o el plazo definido en cada caso particular) tienen, en principio, dos alternativas para subsanar esta situación: que los asuntos que deben tratarse en la reunión ordinaria se traten en una reunión universal, o que se aborden en una reunión extraordinaria que incluya expresamente en su convocatoria los asuntos de la primera”, puntualizó el abogado experto.
Es pertinente preguntarse qué medidas pueden tomar las sociedades comerciales para evitar los efectos mencionados anteriormente y tener que acudir a alguna de las alternativas planteadas.
“Un primer acercamiento llevaría a pensar que las sociedades comerciales deberían considerar modificar sus estatutos para ampliar el plazo en que debe realizarse la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas (en el caso de las sociedades por acciones), pues así se lo permite la Ley, y fijar dicho plazo en, por ejemplo, los cuatro, cinco o seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Esto permitiría adaptar los tiempos en que se realizará la reunión ordinaria a la capacidad y funcionamiento interno de la compañía, permitiendo particularmente que para la fecha definida en la que debe sostenerse dicha reunión, los balances de fin de ejercicio se encuentren disponibles para su consideración por parte del máximo órgano social. Corresponderá a cada sociedad considerar esta posibilidad que, en ningún caso, debe implicar tomar una decisión sin conocer en detalle las implicaciones de esta última”, concluyó el vocero.
Es fundamental que la modificación de los estatutos en este sentido sea coherente y evite contradecirse con otras disposiciones legales aplicables a las sociedades comerciales en esta materia en particular.
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